Neue Anforderungen an Kassensysteme

Die Anforderungen des Finanzamtes an Kassensysteme haben sich in den letzten Jahres verändert. 

Seit dem Jahr 2002 sind Unternehmen, welche auch Bargeschäfte abwickeln, verpflichtet die elektronischen Daten des Kassensystems elektronisch aufzubewahren.
  
Diese Informationen müssen bei einer Prüfung vorgelegt werden, die Aufbewahrung der ausgedruckten Unterlagen reicht nicht mehr aus. 

Nach einer Anweisung des Bundesministeriums für Finanzen aus dem Jahr 1996 bestand bis zum Jahr 2011 eine Vereinfachungsregelung. 

Nach dieser Regelung müssen die Daten nicht aufbewahrt werden wenn die Tagesabschlüssen (Z-Belege) lückenlos vorgelegt werden können. 


Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 26. November 2010 die Anforderungen an die elektronische Kasse neu definiert. 

Spätestens ab dem 01. Januar 2017 müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert werden. 

Die Daten dürfen nicht veränderbar sein, und müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. 
Die alleinige Aufbewahrung der Z-Belege auf Papier ist nicht ausreichend. Auch unbare Geschäfte werden erfassungspflichtig. 
Darunter fallen beispielsweise Kartenzahlungen mit EC oder Kreditkarten. 

Die Daten aus dem Kassensystem müssen in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Die Organisationsunterlagen rund um die Kasse sind aufzubewahren. 

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert. 

Die GDPdU wurde am 01. Januar 2015 durch die GoBD abgelöst.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. 

Für Unternehmen, die wegen ihrer Größe von der Buchführungspflicht befreit sind und nicht bilanzieren, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. 
Kommen jedoch elektronische Kassensysteme zum Einsatz, gelten für diese die gleichen Vorschriften und Anforderungen.

Was bedeutet das für Sie als Anwender?

BIO.CASH

BIO.CASH wird ständig weiterentwickelt und an die jeweiligen Vorgaben angepasst.

Vectron

Bei den Kassen von Vectron muss nach den jeweiligem Kassenmodell unterschieden werden:

Vectron POS32
Diese Kassen darf nach dem 31.12.2016 nicht mehr verwendet werden. Allerdings sind diese Kassen ab dem Zeitpunkt auch schon mindestens 12 Jahre alt.

Vectron POS mini
Hier gilt das gleiche wie für das Modell POS32 – ein Einsatz nach dem 31.12.2016 ist nicht möglich.

Vectron Vario
Dieses Kassenmodell ist rein technisch gesehen aufrüstbar. 

Dazu ist folgendes notwendig:

• Das Kassenbetriebssystem muss auf die Version 5 aktualisiert werden.
• Der Vectron Commander muss auf die Version 7 aktualisiert werden.
• Der Hauptspeicher der Kasse muss erweitert werden um im Tagesbetrieb die notwendigen Protokolle zu speichern.
• Die notwendigen Anpassungen müssen je Kasse vorgenommen werden, hierzu ist ein Umbau vor Ort notwendig.

Im Hinblick auf das fortgeschrittene Alter der Kassen muss die  Wirtschaftlichkeit für die Aktualisierung kritisch hinterfragt werden.

Wir nehmen im ersten Halbjahr 2016 mit jedem Vectron-Anwender Kontakt auf, um die notwendigen Maßnahmen vorzustellen und zu besprechen.